הפקת אירוע הוא פרויקט מורכב גדוש משימות ואינספור החלטות שיש לקבל על מנת לגבש קונספט. אחת ההחלטות החשובות שמשפיעות על הצלחת האירוע היא היכן לקיים את החגיגה. יש מבחר יעדים שבאים בחשבון, כל אחד בסגנון אחר. ניתן לקיים אירוע קרוב לבית, במרחב כפרי או בשטח אורבני, בגן קסום או באולם אירועים מושקע. לשלב בין חוץ לפנים או להתמקד רק במקום התכנסות מקורה.
ההחלטה היכן לחגוג הנה בעלת אפקט על האווירה, אופי האירוע, ההכנות לקראתו והעלויות.
לפניכם 4 טיפים חשובים, שיסייעו לכם במשימת המיקום, יתרונות, חסרונות ושיקולים מרכזיים
בחרו מקום עם אווירה בסגנון שלכם
מקום יוצר אווירה ולכן, חשוב להתמקד במקום שיספק את הרקע, התפאורה והאופי המבוקשים לאירוע. כך למשל, מקום בסביבה ירוקה או טבעית משרה אווירת נינוחות ורוגע ומתחבר מאוד לכפר, לאירועים אותנטיים, למי שרוצה לחגוג באזור עשיר צמחייה, בחיק הטבע או תחת כיפת השמיים, מול הים או בגן מטופח. אולם אירועים בלב העיר תורם לאווירה האופנתית והתוססת של האירוע למי שמחפש לקיים אירוע קצבי יותר באווירה אורבנית.
שימו לב שקיימים מקומות שמשלבים בין שני העולמות. אולמות אירועים סגורים בעיר המעוצבים מבחינת עיצוב פנים כמו מקום טבע ומקומות בטבע הממזגים אלמנטים מההווי השוקק של חיי העיר. בחרו מקום שישקף בעיצוב שלו את האווירה הנחשקת או בדקו אם מדובר בחלל מודולארי שניתן לתכנן, לעצב ולשנות לפי הקונספט המבוקש באמצעות אלמנטים ויזואליים.
אל תתפשרו על גודל והתאמה אישית
החלטה קריטית נוספת היא ההתאמה בין הגודל של האולם או הגן למספר המשתתפים וכן התאמת התשתית לתוכנית האמנותית של האירוע.
אולמות קטנים יתאימו לאירועים אינטימיים ויחסכו לכם כסף על מקום וגם יצרו תחושה נעימה, מזמינה וביתית יותר בעוד לאירועים מרובי משתתפים חשוב לבחור אולמות גדולים שיוכלו לאכלס את כלל המוזמנים מבלי ליצור תחושת צפיפות. קחו בחשבון גם אשרות של חיבור של שני אולמות, חלוקת המרחב לפי זרימת האירוע – קבלת פנים, רחבת ריקודים, מתחם להסעדה. שימו לב שהאולם מתאים לתוכנית האומנותית שתכננתם. למשל, מצויד בבמה להופעה חיה או במקרן להקרנת מצגת/סרטון וכדומה. אם מדובר באירוע בטבע או במקום שלא מצויד כהלכה, בדקו אפשרות של השכרת ציוד לאירועים אלטרנטיבי כמו אוהל למרחב החיצוני, תוספת במה, דוכני פעילות וכדומה.
נגישות גבוהה מניעה לפעולה
המיקום חשוב גם מבחינת נוחות הגעה. אם בחרתם לחגוג קרוב לבית, תוכלו להתארגן בנוחות בבית ולהגיע לאירוע רעננים לקראת החגיגה. אם בחרתם לחגוג רחוק יחסית, קחו בחשבון זמן הגעה,אפשרות לפקקים או שכרו צימר או מקום אירוח קרוב למקום החגיגה. התחשבו גם בהגעה של האורחים.
כאשר בוחרים מקום לאירוע במרכז, כמו אולם בראשון לציון והסביבה, כשרוב המוזמנים מגיעים מאותו אזור, גוברים הסיכויים שיהיה להם קל ופשוט יותר להגיע לאולם בעוד למקומות מרוחקים יתכן שלא יגיעו או שתצטרכו לדאוג עבורם לשירותי הסעה.
קולינריה תוצרת מקומית
בדקו שהמקום בו אתם מתכננים לקיים את האירוע מציע חוויה קולינרית לשדרוג הנאת האורחים. האם מדובר במטבח הפועל במקום עצמו או שהאולם עובד בשיתוף פעולה עם קייטרינג איכותי שמספק תפריט העונה על טעמכם האישי.
חשוב לבחון האם אותו קייטרינג אכן שומר על חומרי גלם טריים, קומפוזיציה מעניינת של המנות ומותאם לקונספט האירוע. לרוב, כשיש קייטרינג או מטבח בתוך האולם עצמו קל יותר לשמור על מזון בסטנדרט גבוה ועל הגשה מהירה. זכרו שהבסיס להצלחת האירוע הוא המקום שתבחרו: יצירת אווירה, עיצוב, נוחות. בחרו מקום שתרגישו שמאפשר לכם לקיים אירוע בדיוק כפי שחלמתם.
